|
Comisiwn y Cynulliad |
|
Lleoliad: |
Presiding Officer’s office, 4th floor - Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Mercher, 26 Mawrth 2014 |
|
|||
|
Amser: |
11.30 - 13.00 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: AC(4)2014(4) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Yn bresennol: |
|
Y Fonesig Rosemary Butler AC (Cadeirydd) Peter Black AC Sandy Mewies AC Rhodri Glyn Thomas AC |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Swyddogion yn bresennol: |
|
Claire Clancy, Y Prif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad (Swyddog) Dave Tosh, Cyfarwyddwr Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu (Swyddog) Anna Daniel, Clerc y Pwyllgor Busnes (Swyddog) Craig Stephenson, Prif Gynghorydd y Llywydd (Swyddog) Carys Evans, Prif Ysgrifennydd y Comisiwn (Swyddog)
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
David Melding AC, Y Dirprwy Lywydd
|
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniad y Cadeirydd
1(i) Cyflwyniad ac ymddiheuriadau
Cafwyd ymddiheuriad gan Angela Burns AC.
1(ii) Datganiadau o fuddiant
Nid oedd buddiannau i'w datgan.
1(iii) Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol
Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod 6 Mawrth.
2 Adroddiad y Prosiect Gwasanaethau TGCh yn y Dyfodol
Yn 2012, cynhaliodd y Comisiwn adolygiad strategol o'r ddarpariaeth o wasanaethau TGCh yn y dyfodol. Ym mis Rhagfyr 2012 penderfynodd Comisiwn y Cynulliad symud i wasanaeth TGCh mewnol a reolir gan y Comisiwn, a pheidio ag ymestyn y contract presennol gyda'r darparwr, Atos. Cytunodd y Comisiynwyr y dylid gwneud hyn heb gynyddu'r gyllideb flynyddol ar gyfer gwasanaethau TGCh.
Ers hynny, gwnaed cryn dipyn o waith i baratoi ar gyfer y cyfnod pontio hwn, sydd wedi'i oruchwylio drwyddi draw gan y Comisiwn. Darparwyd y prosiect ymhell o fewn ei gyllideb a'r amserlen. Rhoddwyd sicrwydd cryf gan KPMG, fel archwilwyr allanol. Roedd tîm mewnol medrus bellach ar waith i gwblhau'r cyfnod pontio a gweithredu strategaeth TGCh y Comisiwn. Fel yr amlinellwyd yn yr achos busnes ar gyfer y cyfnod pontio, byddai'r trefniadau newydd yn arbed arian, a fyddai'n cael ei ailfuddsoddi ac yn darparu gwasanaeth mwy hyblyg i ddiwallu anghenion defnyddwyr.
Cytunodd y Comisiynwyr yn unfrydol y dylid trosglwyddo'r cyfrifoldeb ar 7 Ebrill 2014.
Cadarnhaodd Dave Tosh fod trefniadau staffio digonol yn eu lle i sicrhau bod y cyfnod pontio mor llyfn â phosibl ac i leihau'r effaith yn ystod y cyfnod pontio. Byddai defnyddwyr gwasanaeth yn gallu cysylltu ag aelodau o'r tîm TGCh i drafod unrhyw ymholiadau sydd ganddynt neu faterion a allai godi.
Byddai'r trefniadau newydd yn sicrhau bod staff neu ddarparwyr dwyieithog yn gallu gweithio ar ystâd y Cynulliad a chyda swyddfeydd etholaethol.
Gwnaeth yr holl Gomisiynwyr longyfarch aelodau'r tîm TGCh ar eu gwaith caled yn cwblhau'n llwyddiannus y prosiect cymhleth hwn a fyddai'n sicrhau arbedion ariannol ac yn galluogi'r Cynulliad i arwain y ffordd o ran defnyddio TGCh.
3 Darpariaeth TGCh yn y Siambr yn y dyfodol
Mae'r cyfleusterau TGCh sydd ar gael i'r Aelodau yn y Siambr wedi bod ar waith ers agor y Senedd. Er bod y ddarpariaeth o gyfleusterau o'r fath yn wahanol ac yn anarferol o gymharu â seneddau a chynulliadau eraill, ar wahân i adnewyddu caledwedd, nid oedd natur 'sefydlog' y cyfleusterau wedi newid. Cytunodd y Comisiynwyr, gan y byddai angen diweddaru llawer o'r cyfleusterau o fewn y Siambr dros y ddwy flynedd nesaf, y dylent ystyried yr opsiynau sydd ar gael iddynt i roi'r ddarpariaeth orau bosibl i'r Aelodau.
Byddai strategaeth TGCh y Comisiwn yn golygu symud i atebion symudol a rhwydweithio di-wifr er mwyn cynnig ateb mwy hyblyg a llai ymwthiol sy'n addas ar gyfer y dyfodol i gael gafael ar wybodaeth. Gallai newid y trefniadau gyflwyno ystod o gyfleoedd newydd i ddarparu amgylchedd gweithio gwell i'r Aelodau, gan sicrhau ar yr un pryd y gellir cyflwyno arferion arloesol newydd.
Nodwyd y canlynol:
· mae Aelodau'n gweithio'n wahanol a byddai angen i unrhyw atebion ystyried hyn;
· dylid cadw cyfleuster negeseua yn y Siambr;
· dylid ymchwilio i'r opsiynau ar gyfer cadarnhau i'r Aelodau unigol sut y gwnaethant bleidleisio, ond na fyddai'n briodol i'r sgrîn lawn o wybodaeth fyw ar sut yr oedd pob Aelod yn pleidleisio gael ei harddangos i bawb;
· roedd anghysondebau gydag ansawdd y sain yn y Siambr o hyd; a
· efallai bod lle i wella'r oriel gyhoeddus hefyd.
Roedd nifer o opsiynau ar gael. Cytunodd y Comisiynwyr y dylid cynnal ymgynghoriad gyda'r Aelodau, gan gasglu barn grwpiau ac unigolion, i lywio penderfyniadau'r Comisiwn ar ddarpariaeth yn y dyfodol. Nododd y Comisiynwyr, er bod gofyn am farn defnyddwyr yn hanfodol, yn y pen draw byddai angen iddynt wneud y penderfyniadau gorau ar gyfer y dyfodol.
Cytunwyd, lle y bo'n bosibl, y dylid gwneud newidiadau'n raddol ac yn bwyllog fel y gellir gwireddu'r manteision yn gyflym.
4 Unrhyw Fusnes Arall
Byddai Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) yn mynd ar secondiad i'r Aifft er mwyn helpu i baratoi ar gyfer yr etholiadau seneddol a chefnogi dyddiau cynnar Senedd newydd yr Aifft. Nododd y Comisiynwyr y byddai Dave Tosh yn gweithredu fel Cyfarwyddwr dros dro TGCh a Busnes y Cynulliad yn ystod absenoldeb Adrian ac y byddai newidiadau dros dro yn cael eu gwneud ar lefel y Bwrdd Rheoli yn ystod y cyfnod hwn.
Nododd Rhodri Glyn Thomas ei fod wedi cael adborth cadarnhaol gan yr Aelodau, staff a rhanddeiliaid allanol ynghylch y cyfleuster Microsoft Translator.
Ar 3 Ebrill, byddai'r Comisiynwyr yn cynnal cyfarfod strategaeth i drafod eu blaenoriaethau ar gyfer gweddill y Pedwerydd Cynulliad.
Yr Ysgrifenyddiaeth
Mawrth 2014